Por Rafael Quintero-
Eis aqui o desafio de qualquer empresário que se preze: produzir mais gastando menos. A otimização de processos pode ser compreendida como todo esforço feito para tornar mais eficaz e eficiente a produção de um determinado produto. É garantir que cada tarefa realizada com um objetivo final realmente agregue valor a ele. A princípio a ideia soa maravilhosa, garantir que cada etapa do processo seja enriquecedora, mas é aí que vem a dúvida: “quais etapas da minha produção podem ou devem realmente ser otimizadas?”.
Essas etapas são mais comuns do que podemos imaginar. São onde existe qualquer tipo de desperdício que pode ser eliminado, e desperdício não só de materiais, mas de tempo, espaço, mão de obra, esforços, criatividade, entre muitos outros que, no final das contas, têm um peso considerável no orçamento final do processo, gerando alto custo. Uma otimização bem aplicada permite definir, medir e analisar esses problemas e implementar e controlar as correções cabíveis, fazendo com que os gastos desnecessários sejam devidamente eliminados e garantindo a qualidade do produto.
O que é a Otimização de Processos?
Em poucas palavras, é um método de abordagem de problemas que possui etapas bem definidas e práticas cíclicas de adaptação e desenvolvimento dos meios produtivos. Utiliza-se ferramentas como softwares, gráficos, tabelas e indicadores para determinar onde estão as maiores fontes de custos e retrabalhos e qual será a melhor abordagem da situação a partir do perfil da empresa. Isso garante que a proposta será específica ao problema tratado, com um impacto que possa ser quantificado e um objetivo atingível, além de ser de fato relevante para a empresa com tempo e custo de implementação razoáveis.
Qual o seu projeto?
Antes de tudo, é fundamental que haja a devida descrição do processo produtivo, de forma minuciosa. Só assim é possível começar a analisar onde podem haver falhas e inconsistências. Como dizia o consultor e estatístico W. Edwards Deming, “Se você não pode descrever aquilo que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo”.
Logo, é necessário medir de forma reprodutível (que qualquer operador execute com resultados semelhantes) a capacidade produtiva de cada parte. Além disso, é importante mensurar o tempo de espera e movimentação na transição de uma fase para a seguinte. Também, deve-se medir quantos empregados estão responsáveis por cada setor, quantos produtos defeituosos são feitos e quais os tipos de defeitos. Sobretudo, é essencial conhecer as expectativas de seus clientes para seu serviço. Assim, será possível avaliar quais etapas exigem mais recursos e começar a pensar se eles são realmente necessários.
Analise seus processos
Agora que você já sabe tudo sobre seu processo, é hora de interpretá-lo e julgá-lo. Qual etapa demora mais para ser efetivada? É preciso de algum estoque em algum dos intervalos da produção? Onde estão sendo produzidos a maioria dos produtos defeituosos? Os trabalhadores estão sendo de fato efetivos ou estão perdendo tempo com alguma atividade secundária, como procurar por uma ferramenta que está guardada em um local distante da sua área de uso? São esses tipos de perguntas que devem ser feitas para decidir em quais etapas devemos intervir, e é aqui que os softwares se tornam especialmente úteis, pois ajudam a determinar onde estão os problemas que causam mais impacto e qual a abordagem sobre eles será mais efetiva.
Mantenha suas soluções sob controle e atualizadas
Exemplo de como um mapa de processos deve ser
Hora de colher os frutos! Depois da implementação das soluções desenvolvidas, é preciso mantê-las em pleno funcionamento. Checagens regulares garantem que elas serão executadas de acordo com o planejamento. Inclusive, caso haja irregularidades, poderão ser abordadas e resolvidas o mais rápido possível.
Além disso, sempre que uma solução for implantada, atualize o mapa do processo (nada mais é que uma representação gráfica, com sequência e detalhes, que apresenta informações operacionais e administrativas das atividades de um processo, com o objetivo de analisar todos os seus parâmetros, sejam eles controláveis ou não), o que lhe poupará tempo e esforço para quando houver necessidade ou oportunidade de uma nova otimização. Ela não deve ser vista como uma atividade esporádica e individual, mas como um ciclo. Assim, depende-se sempre de um passo anterior estar bem estabelecido para que o próximo possa ser dado.
Podemos ver como a otimização de processos é uma ferramenta poderosa. Ela possibilita a detecção de fontes de custo com suas potenciais soluções. Também, garante que os esforços realizados na empresa serão utilizados ao máximo para, de fato, agregar valor a ela. Para isso, é necessário minimizar os desperdícios o quanto for possível. Lembre-se que esse é um método que necessita de constante monitoramento e atenção para que os resultados sejam expressivos. Seu desenvolvimento depende de uma evolução gradual e da cooperação da empresa como um todo, no quesito adequação.
Ficou com alguma dúvida ou está interessado em implementar a otimização de processos na sua produção? Fale conosco!-