8 etapas para mapear processos industriais

Por Danielle Loreto –

O Mapeamento de Processos Industriais é uma ferramenta gerencial utilizada para representar todas as etapas de um processo produtivo, identificando as entradas, saídas, e ações executadas, de forma simples e clara. Através da disposição dos estágios da produção por meio de fluxogramas ou outras metodologias de apresentação, ele possibilita identificar, priorizar e entender problemas que, muitas vezes, passam despercebidos na rotina diária e na repetição das tarefas executadas.

O objetivo do mapeamento é, portanto, assegurar a otimização de processos para garantia da qualidade dos produtos e serviços ofertados. E então, precisa de um norte para desenhar o mapa dos processos da sua empresa? Aqui vão as etapas que você deve seguir.

Identificação dos processos industriais

Em primeiro lugar, precisamos definir o que é um processo industrial. Ele é uma série de etapas que transformam o produto à medida que este percorre certa sequência de tarefas ou funções, fazendo uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos.

O primeiro passo a ser dado deve ser a identificação de quantos e quais são os processos executados na sua empresa. Uma boa dica é separá-los de acordo com os setores de atuação, agentes envolvidos ou mesmo regras e normas que os regem.

Para fazer essa separação, é importante que pessoas-chave sejam consultadas, como por exemplo funcionários que tem completo conhecimento do processo, gestores, técnicos e quem está há muito tempo na empresa. Uma maneira de obter essas informações é por meio da aplicação de questionários de opinião com essas pessoas-chave.

Identificação dos objetivos

Tendo os processo identificados, devemos defini-los de acordo com sua função. Em empresas que não possuem processos bem estruturados, é comum encontrar setores diferentes realizando as mesmas tarefas, o que gera um retrabalho e compromete a eficiência e eficácia do negócio.

O próximo passo, portanto, é analisar quais são os objetivos de cada etapa da sua  produção. Para isso, é interessante que se responda a duas perguntas:

1. Por que esse processo é indispensável para a minha empresa?
2. Qual o passo a passo deste processo?

Determinação do nível de detalhamento das informações

Uma vez que os processos executados e seus objetivos foram identificados, deve-se começar a desenhar de fato o mapa de processos da sua empresa. Para isso, é preciso definir qual a metodologia de apresentação do seu mapeamento de  processos. Algumas delas são: fluxogramas, mapas de relacionamento e cronoanálise Industrial.

De acordo com a metodologia escolhida, deve-se determinar o nível de detalhamento das informações. Para qualquer uma delas, é fundamental responder a duas perguntas:

1. Qual o meu ponto de partida (matéria- prima) desta etapa?
2. Quais são as saídas ao fim do processo?

Com a resposta das perguntas, é hora de  montar o mapeamento através da ferramenta adequada. Atente-se: muitos se confundem e enxergam as saídas como algo físico e palpável, como uma peça ou um produto. Na verdade, as saídas podem ser de várias naturezas, como gráficos, dados, tomadas de decisão ou aprovações, por exemplo.

Validação do mapeamento

Após estabelecer quais são as entradas, atividades executadas e saídas de cada processo, deve-se primeiro analisar cada um separadamente, verificando se todos os insumos envolvidos foram mapeados. Para isso, pode-se fazer uso da ferramenta SIPOC, que é uma sigla, do inglês:

• Suppliers (fornecedores);
• Inputs (entradas);
• Processes (processos);
• Output (saídas) e;
• Customers (clientes)

Caso não tenha resposta para os cinco itens do SIPOC, repita a etapa que irá te fornecer a informação. Depois, observe o mapeamento por completo, analisando a relação de dependência entre os processos.

Por último, é preciso validar a veracidade e confiabilidade do mapeamento obtido, verificando se o mapa representa fielmente as atividades da sua empresa.

Avaliação dos processos industriais e identificação de falhas

Agora, com o mapa dos atuais processos da sua empresa em mãos, devem-se avaliá-los para identificar as melhorias que as atividades precisam. É a hora de ver o que está funcionando e o que não está funcionando, e uma boa maneira de encontrar as falhas é através da implementação e estudo de indicadores relacionados aos processos.

Inconformidades, atrasos, gargalos e todos os problemas que prejudicam a performance dos processos devem ser apontados. Essas falhas podem estar relacionadas à escassez de recursos, tarefas repetitivas, desperdícios e atrasos operacionais, por exemplo.

As atividades críticas e aquelas que agregam mais valor também devem ser identificadas. Deve-se dar grande atenção às atividades em que se entra em contato direto com o cliente e garantir que ele tenha a melhor experiência possível.

Propostas de modificação

Em primeiro lugar, lembre-se: as pessoas que atuam no dia-a-dia da operação são aquelas que enviarão as melhores sugestões de melhorias no processo! Após identificar as falhas, é necessário pesquisar quais são as possíveis causas raízes e quais soluções podem ser adotadas para corrigi-las. Para estruturar bem as propostas de modificação, você pode responder a uma série de perguntas:

1. É possível eliminar tarefas desnecessárias?
2. O que devo fazer para reduzir os atrasos ou retrabalhos?
3. Quais desperdícios podem ser identificados na minha cadeia produtiva?
4. Os agentes entendem claramente qual o seu papel dentro de cada processo?
5. É possível automatizar rotinas?
6. Quais etapas podem ser encurtadas para tornar a atividade mais ágil?
7. Os meus processos seguem o padrão de Boas Práticas de Fabricação?
8. O monitoramento das atividades é efetivo?
9. Meus clientes estão satisfeitos?
10. Quais reclamações mais afetam minha empresa? (seja de funcionários ou clientes)

Implementação

O Mapeamento de Processos Industriais da sua empresa está pronto, e as modificações necessárias já foram apontadas, mas somente documentar não basta. Então, é preciso ir adiante e garantir que tudo o que foi planejado seja realmente executado com disciplina por todos.

Agora é momento de fazer valer todo o seu esforço para Mapear os Processos. Portanto, exponha o mapa atual, as modificações propostas e a forma de implementação das alterações para toda a sua empresa.

Lembre-se sempre de explicar as motivações para cada mudança e de gerar valor para o trabalho de todos, de forma que o seu time compre a  ideia e execute um trabalho coletivo para implementar as modificações visando gerar melhores resultados.

Monitoramento

Por último, monitore, constantemente, os processos da sua empresa, verificando a adequação ao mapeamento existente. Quando necessário, desenhe um novo Mapa de Processos. Isso sempre garante uma rotina que gere os melhores resultados e explore o potencial de cada atividade.

Possuir um mapeamento de processos industriais, portanto, é como ter em mãos uma fotografia do estado atual dos processos que são executados em uma empresa.

Diante disso, essa materialização é fundamental para que os gestores atuem ativamente na melhoria constante das rotinas de trabalho das empresas, tornando-a cada vez mais competitiva no mercado.

Ficou alguma dúvida? Quer otimizar os processos industriais na sua empresa? Entre em contato conosco!