Os documentos de Instrução de Trabalho (IT) são fundamentais para o funcionamento de um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). Consequentemente, para o da ISO 9001 também, já que contêm o modo correto de se executar determinada atividade. O SGQ é uma ferramenta de gestão organizacional que possibilita à empresa definir seus objetivos e os meios necessários para o alcance dos resultados desejados. Sendo essenciais a satisfação do cliente e a busca da melhoria contínua dos processos. Isso ocorre por meio de formas de controle e gerenciamento de processos, o que permite uma análise detalhada das ações tomadas.

Um dos Sistemas de Gestão de Qualidade é a ISO 9001. Essa é uma forma de documentar a cultura de uma organização. Além disso, possibilita às empresas desenvolver um portifólio de serviços e, assim, melhorar seus desempenhos. Entre os benefícios de se adotar a ISO 9001 estão aumento na produtividade, redução de custos e maior visibilidade no mercado.  Entenda melhor sobre a IT no texto abaixo.    

O que é uma Instrução de Trabalho?

A Instrução de Trabalho (IT) é um formulário com o objetivo de descrever como os procedimentos devem ser realizados dentro de um processo. Tal documento faz parte do SGQ de uma empresa e deve ser aplicado em todas as áreas da organização. Isso é feito com o objetivo de documentar e padronizar tarefas geralmente técnicas, específicas e operacionais.

Uma IT deve apresentar o passo-a-passo detalhado de como uma tarefa deve ser feita. Desse modo, qualquer funcionário se torna capaz de executar o procedimento e alcançar os resultados esperados. Esses arquivos normalmente contêm fluxogramas, modelos, notas técnicas e outros recursos que ajudem no entendimento da atividade descrita.

Diferenças entre Instrução de Trabalho e Procedimentos Operacionais

Um Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que estabelece um passo-a-passo para a realização de operações no processo de produção, armazenamento e transporte de produtos. Os POPs podem ser implementados em diversas áreas e contribuem para a qualidade e organização dos procedimentos realizados.

Apesar de tanto as Instruções de Trabalho quanto o POPs serem partes do SGQ, existem diferenças entre eles. Os Procedimentos Operacionais são mais objetivos, visam a gestão de um processo como um todo, sem detalhar cada etapa. É possível aplicar os POPs em, por exemplo, controle de documentos e ações preventivas e corretivas. As ITs, por outro lado, são mais específicas e focam em maiores orientações a fim de estabelecer um padrão técnico. Um exemplo seria uma IT para o manuseio de certo equipamento.

Em uma pirâmide de hierarquia no SGQ, a IT seria a base, seguido do POP e no topo estaria o Manual de Boas Práticas de Fabricação (BPF). As BPF são princípios e regras para o bom manuseio de produtos. Logo, são aplicadas desde a matéria-prima até o produto final, visando garantir sua integridade o bem estar do consumidor.

Exemplos de onde aplicar as Instruções de Trabalho

Uma indústria, independente de seu porte e  de sua área de atuação, terá diversos processos, divididos em procedimentos, que levam à elaboração de seus produtos de interesse. Isso nos leva, finalmente, às Instruções de Trabalho, que explicam detalhadamente a forma correta de se operar em cada etapa do procedimento.

Nesse contexto, as instruções de trabalho podem ser aplicadas em qualquer indústria, padronizando procedimentos. Alguns exemplos de aplicação são em metodologias de polimento, abastecimento de matéria-prima, moagem, controle de qualidade, processos seletivos, dentre outros.

Benefícios das ITs

Mais usando menos: As IT’s são ferramentas essenciais no aumento da produtividade e redução do desperdício. Com a padronização de um processo a partir de um guia instrutivo, os funcionários saberão como proceder em cada etapa. Com isso, eles gastarão menos tempo em etapas adicionais ou que possam atrapalhar o processo, o que gera uma maior qualidade do produto final em um menor tempo.

Além disso, com ITs atualizadas e de fácil acesso, treinamentos de futuros funcionários se tornam mais eficientes e rápidos. Dessa forma, há menor perda de conhecimento quando funcionários com alta capacidade instrutiva saem da empresa.

há menor perda de conhecimento quando funcionários com alta capacidade instrutiva saem da empresa.

Por fim, gera-se menor preocupação com operações diárias de sua indústria, que estarão padronizadas, com uma maior probabilidade de se terem processos consistentes e excelência de produto. Os gestores da empresa, então, podem ter seu foco em outras áreas, como marketing, administração, recursos financeiros, etc. Essas atividades são muito importantes para a manutenção e crescimento da empresa, atribuindo assim, maior valor ao seu negócio.

Como criar uma Instrução de Trabalho

No sentido de se ter uma boa instrução de trabalho, é importante o conhecimento detalhado da etapa que será tratada. Para coletar dados, nada melhor que ir aonde o processo acontece. Procure pelos funcionários que trabalham com o equipamento em questão, por exemplo, e pergunte o tempo gasto no processo, as maiores dificuldades, onde se gasta mais e menos tempo, a dificuldade do processo em questão, etc. É necessário também procurar por documentos correlatos, informações escritas, materiais utilizados no procedimento, dentre outros.

Com o máximo de informações possível em mãos, pode-se então organizar as informações mais relevantes para o conteúdo da instrução. Portanto, é imprescindível que quem executa o procedimento leia a IT. Portanto, uma linguagem de fácil entendimento e um documento curto são fatores importantes para a aceitação da IT pelos funcionários.  

O uso de fluxogramas, gráficos e imagens de fácil compreensão e alta relevância para o processo podem estar presentes na IT. Porque conteúdos visuais podem facilitar o entendimento do conteúdo abordado. Além disso, checklists são uma ótima maneira de se lembrar daquilo que deve ser feito.

Por fim, é importante também ressaltar que as IT’s são documentos vivos. Isso significa que, mesmo após o planejamento e implementação, o feedback dos funcionários que trabalham no processo é importantíssimo para que hajam atualizações nos registros sempre que se julgar necessário. Tais atualizações irão garantir que a implementação das Instruções de Trabalho tragam os benefícios discutidos, tais como alta efetividade e produtividade e otimização dos processos de produção.

 

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